想定した時間で仕事が終わらない。。。
いつも残業して定時で帰れないんだよね。。。
こんな人のための記事です。
・想定していた時間に終わる仕事は少ない
・上司や部下から声かけられて集中できない
・突発の仕事が入って朝考えたスケジュールが変わってしまった
・資料を作り始めたら想定していた時間では終わらなかった
というのは仕事をしている人の共通の悩みかもしれません。
サラリーマンのたのゆたもその気持ちはめちゃくちゃわかります。
少しでも早く仕事を終わらせて自分の時間を作りたい人はこの記事を読んで参考にしてほしいです。
働き方を変える3つのヒントを紹介します。
①毎日メールチェックのルールを決める
メールが届くたびにチェックすると都度仕事が止まります。
止まるだけでなく、すぐに返信してほしいような内容であると進めていた仕事からメールでお願いされた仕事に移ってしまいます。
進めていた仕事Aを止めて保存するなり、片付ける
お願いされた仕事Bをするために準備、仕事をする、片付ける
途中までやった仕事Aを準備、仕事をする
これでは非効率になります。
人によってはメールが膨大に届き、メール処理でメイン仕事が終わらなくなります。
メールチェックに関してマイルールを決めましょう。
・朝出社してメールチェックする、13時、15時、17時にチェックする
・タイトルだけ見て、重要なものや自分が返信を求めたメール以外は決めた時間で確認する
最近ではTeamsを使う機会が増えたため、チャットのやり取りが増えましたがチャットも同じです。
気軽に送れる分、チェックするルールを決めないとメイン業務が想定した時間で終わりません。
②仕事の期限を決める
仕事には期限を決めましょう。
期限を決めないと限られた時間で仕事を終わらせる、仕事を回す癖がつきません。
また期限がない仕事は後回しにしがちです。
その間に別の仕事が入って、他の仕事と重なって負荷が上がってしまいます。
また上司や仕入先から依頼された仕事に期限が指定されない場合は確認しましょう。
期限を指定されていないので後回しにしていると急に「終わりましたか」と問い合わせが来て、残業対応を迫られます。
③資料は完成度が低くても最後まで作ってみる
資料をうまく作れない、作るのに時間がかかる人の共通の悩みは資料に完璧を求めすぎている傾向があります。
最初から完璧を求めず、6、7割ぐらいの完成度でも最後まで作ってみましょう。
仕事では0から6割にするのと6割から8割にするのでは同じ労力がかかると言われています。
まずは最後まで作って、自分で見直すなり、有識者に見てもらいましょう。
資料というのは目的や提案、相談内容が相手に伝わればいいです。
フォーマットや色合いに時間を掛けても、自己満足になる可能性があります。
たのゆたはどうしている？
メールチェックは朝一と仕事が途切れたタイミングで見ることにしています。
打ち合わせの後とか、一区切りついた後とかに見ます。
仕事に集中しているときは3,4時間見ないこともありますが、仕事に支障が出ることは少ないです。
そもそも急を要する案件であれば電話で依頼されます。
ほとんどの仕事は期限を決めます。
自分から依頼するときも期限を伝えるように心掛けてます。
また時間がかからないメールの返信、アンケートはすぐにやってしまいます。
〆切が設定されていて、それまでにやろうとしても、資料や展開されたメールを探すなど時間が余計にかかります。
資料は６割の完成度でもまずは仕上げます。
ほとんどがそれで提出してしまいます。
重要なのは資料で伝えたいことが相手に伝わるかです。
綺麗な資料で見やすいということは求めていません。
なのでたのゆたが作る資料は黒と赤、黄色のハッチング程度です。
いかがでしたか。
想定していた時間に仕事が終わらないとか、残業が多くて帰宅後の自分の時間を作れないと悩んでいる人はルールを決めたり、やり方を変えてみると仕事がはかどるかもしれません。
一度意識して試してみてください。
たのゆたはこれからも家族と楽しく豊かな人生を送るためにゆるゆるながら頑張っていきまーす！！
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